Klavye Toplumu, Fare Toplumu

Aslında konu biraz çetrefilli; yahut basite indirgenerek, çok fazla değişkeni dikkate almadan anlatılacak kadar basit değil; ve yine yahut benim bunu aktaracak donanımım eksiktir ki ben beceremem.

Şeref Oğuz “Fare Toplumu” başlıklı yazısında incelemiş. Bir gazete köşe yazısında irdelenmeyecek bir derinliği olduğundan hareketle değinmiş demem daha uygun olur. “Bilişim makine yatırımı yapıldığı halde neden başkaları kadar verimli değiliz?” “Klavye toplumu değil fare toplumuyuz” şeklinde bir değerlendirmesinde sonuç çıkartmış ki bence de doğrudur. Klavye ile bilgi üretirsiniz; fare ile üretilen bilgi sonucu ortaya çıkan ürünü kullanırsınız.

Evvela bilişim yatırımı denilince akla yeni ve afili bilgisayarlar, sunucular almak, 17 inç boyutlu ekranlar almak, blackberry tarzı cihazları kullanmak geliyor. Halbuki bunlar sadece torna tezgahı almak gibidir. Bu cihazları kullanacak personeli bilgi ve deneyimle donatmak ve en önemlisi iş süreçlerini bu cihazları verimli olarak kullanacak şekilde düzenlemek daha önemlidir. Ben iş süreçleri kısmına değineceğim. Çünkü doğru planlanmış iş süreçleri aslında personel eğitimini de kolaylaştırmaktadır.

İş süreciniz doğru planlanmamış ve yazılımınız bu doğrultuda kullanışlı olarak hazırlanmamış ise kullandığınız bilgisayar gereken oradan bir verim artışı getirmeyecektir. Size sağladığı verim artışı yaptığınız yatırımı karşılamaz duruma gelebilir. Gittikçe artan donanım, yazılım ve iletişim maliyetleri, bilişimci, sistemci personel maliyetleri belinizi bükebilir. Zaman zaman yükseltmeniz (upgrade) gereken cihazlar gözünüzü korkutacaktır. Hep daha teknolojik olanı daha iyidir düşüncesi sonucu içinden çıkılamaz bir noktaya sürüklenirsiniz.

Şahsen gördüğüm örnekler iş süreçlerinin doğru tasarlanmamış, kullanıcı işlemleri ve ekranlarının ihtiyaçlar doğrultusunda hem verimli hem de ergonomik olarak tasarlanmamış olması şeklindedir. Özellikle ana sürecin iskeleti doğru kurulmadığı için süreç içerisinde pek çok arızi durum ve yüksek maliyetli güncellemeler sizi beklemektedir. Doğru tasarlanmamış süreç ve ekranlar kullanıcı eğitimine harcanan maliyeti ve zamanı arttırmakta, hata sayısını çoğaltmakta ve personelden daha düşük verim alınmakta yahut daha fazla personel çalışmasını gerektirmektedir. Dolayısıyla Şeref Oğuz’un kastettiği  % 80 verim artışı olmamaktadır.

Yıllar evvelinden hatırladığım örnekte daha önce ekrandan seçme suretiyle yapılan işlemleri barkod okutarak yapılmasını sağladığımızda verim onlarca kat artmıştı. Aslında bunu yapmak için herşey hazırdı; sadece ekranın mantığını ve arka planda çalışan yazılımı değiştirmiştik. 8-10 kişi ile yapılan iş 2-3 kişi ile yapılır hale döndüğü gibi günlük toplam kapasite de kişi sayısını azaltmamıza rağmen kat be kat artmıştı. Benzer şekilde çok fazla örneğim olmuştur.

Örnek olarak il-ilçe-mahalle şeklinde gidecek bir seçimde önce il seçip buna bağlı ilçe seçilmesi, sonrasında listeden mahalle seçimi yerine bir “input” alanında mahalle adı yazmak suretiyle yapılacak bir aramadan hareket etmek günümüzde daha makul olmaktadır. Bu işin günde onbinlerce kez yapıldığını varsayarsanız meramımı da anlarsınız.

İşin bir de parayı veren yönü var, yani patron. Genellikle bilişim hizmetleri satışı yapılırken donanım ve ana yazılım çerçevesinde görüşmeler yapılmaktadır. Gerek doğru uyarlamalar konusuna yeterince eğilinmemekte, gerekse mevcudun (iş süreçleri) iyileştirilmesi konusu gözardı edilmektedir. Yani siz tüm bütçenizi bu noktalara kaydırarak satışçının size söylediği verim artışını beklersiniz.  Çünkü elde genelde yabancı örnekler vardır ve müthiş verim artışları olmuştur bu cihaz ve programları aldıktan sonra. Doğrudur; ama size verilen bilgi eksiktir. Çalışmalar yapılır ve sonuç pek beklendiği gibi olmaz, olamaz. Çünkü yeni teknoloji ve yazılımla birlikte iş süreçlerini de değiştirme, baştan ele almak zorundasınız. Burada sıkıntı oluşturan durumlardan birisi de geliştirmeleri yazılımcılardan beklemektir. Kişi sadece yazılımcı olup iş süreçlerini hakim olması zor olup, sistemin geliştirilmesi konusunda yetersiz olacağı gibi yeterli zamanı da bulamayacaktır. Dolayısıyla çıkan ürün yine beklenen % 80 artışı gerçekleştirmez.

Tabi bunlar bireysel olarak işletmeler içi için geçerlidir. Bir de pazara hitap eden, işletmeler arası yönü vardır. Belki sonra, sıkıldım bu konudan